Jak założyć działalność Self Employed w UK

Jak założyć działalność Self Employed w UK – krok po kroku

W tym artykule wyjaśniamy krok po kroku jak założyć działalność Self Employed w Wielkiej Brytanii oraz jakie obowiązki podatkowe się z tym wiążą.

 

Prowadzenie działalności Self Employed (Sole Trader) to jedna z najczęściej wybieranych form pracy na własny rachunek w Wielkiej Brytanii. Jest to stosunkowo prosta forma działalności, która pozwala szybko rozpocząć pracę bez konieczności zakładania spółki.

Działalność Self Employed wybierają często osoby pracujące w usługach, budownictwie, transporcie, branży beauty, a także freelancerzy i osoby wykonujące różne zlecenia na własny rachunek.

Poniżej znajdziesz najważniejsze informacje dotyczące rejestracji działalności Self Employed w UK oraz obowiązków podatkowych.

Kto może zostać Self Employed w UK?

Działalność Self Employed może prowadzić każda osoba, która pracuje na własny rachunek i samodzielnie zarządza swoją pracą.

Najczęściej oznacza to, że osoba:

  • sama decyduje o czasie i sposobie wykonywania pracy

  • wystawia rachunki lub faktury za wykonane usługi

  • sama odpowiada za podatki i składki

  • ponosi odpowiedzialność za działalność

Self Employed jest popularną formą działalności m.in. wśród:

  • budowlańców

  • kierowców

  • osób pracujących w branży beauty

  • freelancerów

  • osób prowadzących drobne usługi

Krok 1 – rejestracja działalności w HMRC

Pierwszym krokiem przy rozpoczęciu działalności jest rejestracja jako Self Employed w HMRC (Her Majesty’s Revenue and Customs).

Rejestracji dokonuje się poprzez zgłoszenie, że prowadzi się działalność jako Sole Trader.

Zgłoszenie należy zrobić najpóźniej do 5 października po zakończeniu pierwszego roku podatkowego, w którym rozpoczęto działalność. W praktyce jednak warto zrobić to wcześniej, aby uniknąć problemów z rozliczeniami.

Po zarejestrowaniu działalności HMRC nadaje podatnikowi UTR (Unique Taxpayer Reference). Jest to 10-cyfrowy numer identyfikacyjny używany w brytyjskim systemie podatkowym.

Numer UTR jest potrzebny m.in. do:

  • składania rozliczeń Self Assessment

  • kontaktu z HMRC w sprawach podatkowych

  • zarządzania kontem podatkowym online

Po rejestracji zakładane jest również konto podatkowe w HMRC, które pozwala m.in. na:

  • składanie deklaracji podatkowych

  • sprawdzanie należnego podatku

  • zarządzanie swoimi danymi w systemie HMRC

Warto pamiętać, że działalność Self Employed nie wymaga rejestracji w Companies House, ponieważ nie jest spółką.

Krok 2 – prowadzenie ewidencji dochodów i kosztów

Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą w Wielkiej Brytanii powinna prowadzić ewidencję finansową swojej firmy.

W praktyce oznacza to zapisywanie:

  • wszystkich przychodów z działalności

  • kosztów związanych z prowadzeniem firmy

  • faktur i rachunków

  • dokumentów potwierdzających wydatki

Dokumenty związane z działalnością powinny być przechowywane przez co najmniej 5 lat od końca roku podatkowego.

Coraz częściej przedsiębiorcy korzystają z programów księgowych, które ułatwiają prowadzenie ewidencji i porządkowanie dokumentów.

Krok 3 – rozliczenie Self Assessment

Dochody z działalności Self Employed są rozliczane poprzez system Self Assessment.

Jest to roczne rozliczenie podatkowe, w którym należy wykazać:

  • wszystkie dochody z działalności

  • koszty związane z prowadzeniem firmy

  • obliczony podatek dochodowy

Termin złożenia deklaracji online to 31 stycznia po zakończeniu roku podatkowego.

Na przykład dochody z roku podatkowego 2024/2025 należy rozliczyć do 31 stycznia 2026 roku.

Krok 4 – opłacanie podatku i składek

Osoby prowadzące działalność Self Employed płacą:

  • Income Tax – podatek dochodowy

  • National Insurance Class 2

  • National Insurance Class 4

Wysokość podatku zależy od osiągniętego dochodu oraz obowiązujących progów podatkowych.

Często HMRC wymaga również płacenia tzw. Payments on Account, czyli zaliczek na poczet kolejnego roku podatkowego.

Jakie zmiany wprowadzi Making Tax Digital?

W najbliższych latach zmieni się sposób prowadzenia księgowości przez osoby Self Employed.

Od kwietnia 2026 roku część przedsiębiorców będzie objęta systemem Making Tax Digital for ITSA (MTD ITSA).

Nowy system wprowadzi m.in.:

  • obowiązek prowadzenia cyfrowej księgowości

  • przesyłanie raportów kwartalnych do HMRC

  • korzystanie z oprogramowania księgowego zgodnego z MTD

W praktyce oznacza to odejście od tradycyjnego sposobu prowadzenia ewidencji i większe wykorzystanie programów księgowych.

Czy warto korzystać z pomocy księgowego?

Choć działalność Self Employed jest stosunkowo prosta, wiele osób decyduje się na współpracę z księgowym.

Biuro rachunkowe może pomóc w:

  • rejestracji działalności w HMRC

  • prowadzeniu księgowości

  • przygotowaniu rozliczenia Self Assessment

  • prawidłowym ujęciu kosztów działalności

  • przygotowaniu firmy do zmian związanych z MTD

Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na prowadzeniu swojej działalności.

Potrzebujesz pomocy z założeniem działalności w UK?

Jeśli planujesz rozpocząć działalność w Wielkiej Brytanii lub potrzebujesz pomocy z rozliczeniem podatków, warto skonsultować swoją sytuację z księgowym.

Biuro Miltax Ltd wspiera Polaków prowadzących działalność gospodarczą w UK w zakresie księgowości, podatków oraz rozliczeń Self Assessment.

Proponuję 3 dodatkowe sekcje, które ludzie bardzo często wyszukują.

Czy Self Employed musi mieć osobne konto bankowe?

W przypadku działalności Self Employed nie ma obowiązku posiadania oddzielnego konta firmowego. Wiele osób korzysta z prywatnego konta bankowego.

W praktyce jednak oddzielne konto dla działalności może ułatwić:

  • kontrolę przychodów i kosztów

  • prowadzenie księgowości

  • przygotowanie rozliczenia Self Assessment

Dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się na korzystanie z osobnego konta przeznaczonego dla działalności.

Czy Self Employed musi wystawiać faktury?

Osoby prowadzące działalność Self Employed mogą wystawiać faktury lub rachunki za wykonane usługi.

Dokument taki powinien zawierać m.in.:

  • nazwę lub imię i nazwisko przedsiębiorcy

  • datę wystawienia

  • opis wykonanej usługi

  • kwotę do zapłaty

Jeśli przedsiębiorca jest zarejestrowany do VAT, faktura musi zawierać również numer VAT.

Jakie koszty można odliczyć w Self Employed?

Osoba prowadząca działalność może odliczyć koszty związane z prowadzeniem firmy, które są niezbędne do wykonywania pracy.

Do najczęstszych kosztów należą:

  • sprzęt wykorzystywany w działalności

  • koszty paliwa i transportu

  • narzędzia i materiały

  • oprogramowanie

  • koszty księgowości

  • część kosztów pracy z domu

Prawidłowe ujęcie kosztów pozwala zmniejszyć podstawę opodatkowania.

Najczęstsze pytania o Self Employed w UK

Czy mogę być Self Employed i pracować na etacie?
Tak. Wiele osób prowadzi działalność Self Employed jednocześnie pracując na etacie.

Czy muszę od razu zakładać działalność?
Działalność należy zarejestrować, gdy zaczyna się pracować na własny rachunek i osiągać dochody z działalności.

Czy Self Employed musi prowadzić księgowość?
Tak. Każdy przedsiębiorca powinien prowadzić ewidencję dochodów i kosztów.