Wydatki na posiłki mogą być odliczane tylko wtedy, gdy są poniesione w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych poza miejscem stałej pracy.
Nie są to codzienne posiłki, lecz zwrot kosztów za posiłki zjedzone podczas podróży służbowych.

🔹 Kwoty, które można zastosować

Zgodnie z wytycznymi HMRC można stosować ryczałtowe kwoty (ang. benchmark rates) zamiast rzeczywistych rachunków, jeśli spełnione są odpowiednie warunki:

• £5.00 – gdy jesteś poza miejscem pracy co najmniej 5 godzin,

• £10.00 – gdy podróż służbowa trwa co najmniej 10 godzin,

• £15.00 – gdy podróż trwa ponad 15 godzin i kończy się po Twoich standardowych godzinach pracy.

Kwoty te obejmują koszt jednego posiłku (np. lunch lub kolację) i nie wymagają przedstawienia rachunku, o ile podróż była faktycznie związana z działalnością firmy i została odnotowana w tabeli wydatków lub ewidencji mil.

🔹 Noclegi i diety za wyjazdy z noclegiem (Night Out Allowance)

W przypadku noclegów poza miejscem zamieszkania (np. wyjazd kilkudniowy, delegacja) można stosować tzw. night out allowance – ale tylko wtedy, gdy firma uzyskała pisemną zgodę HMRC na stosowanie takiego ryczałtu.

Bez tej zgody:

• nie można stosować stałych stawek za noclegi ani posiłki nocne,

• można rozliczać jedynie faktyczne koszty (na podstawie rachunków, np. z hotelu czy restauracji).

🔹 Dokumentacja i kontrola

Aby odliczenie było ważne:

• należy prowadzić ewidencję podróży służbowych (data, miejsce, cel wyjazdu, liczba godzin),

• zachować rachunki potwierdzające odbycie podróży,

• podpisać miesięczną tabelę wydatków.

HMRC może poprosić o przedstawienie przykładowych miesięcy i paragonów w celu weryfikacji poprawności rozliczenia.
Z tego powodu zalecamy przechowywanie pełnych zapisów i rachunków przez minimum 6 lat.